Ich schreib jetzt auch mal was dazu: Ich hab einige Jahre Motorradtreffen organisiert und hab somit etwas Erfahrung mit solchen Sachen. Im Prinzip ist der Organisationsaufwand wohl derselbe. Punkt 1: Halboffen oder bisschen öffentlich gibt es im deutschen Staat nicht. Punkt. Entweder es ist eine öffentliche Veranstaltung oder nicht. Sobald du bei irgendeiner Behörde anfragst hast du den kompletten Genehmigungsapparat am Hals. Ideal ist es wenn einer von euch an dem Wochenende Geburtstag hat. Falls dann jemand fragt, feiert er halt seinen 27sten oder 53sten Geburtstag. Oder ihr feiert einfach eure Vereinsgründung mit geladenen Gästen. An die Einfahrt hängst du eine Postkarte mit der Aufschrift "Privatveranstaltung, nur für geladene Gäste". Fertig. Der Trick ist dass man alle Definitionspunkte einer Privatfeier beachtet und einhält. Punkt 2: Essen und trinken: Auf privaten Veranstaltungen darfst du Grillen und Bier ausschenken wie du lustig bist. Auch Musik abspielen ist dann kein Problem. (wie bei einer Hochzeit im Schützenhaus, Und da kommt auch jeder Nachbar rein und keiner sagt was). Punkt 3: Sollte wieder Erwarten ein Behördenvertreter auftauchen (was ich nicht glaube) wird er wohl als solcher nicht gleich zu erkennen sein deshalb: jeder "Besucher" oder "Passant" in zivil bekommt auf die frage "was ist den hier los?" die gleiche Antwort. "Dies ist ein privates Treffen von Mittelalter-Freunden aber sie dürfen sich gerne Umschauen". Damit ist er von dir persönlich eingeladen und das war’s. Sollte sich jemand direkt als Vertreter des Ordnungsamtes oder der GEMA vorstellen, Wird er darauf hingewiesen dass die Veranstaltung nicht öffentlich ist und freundlich aber bestimmt des Platzes verwiesen. Keine Grundsatz-Diskussion mit dem Herrn führen und nicht rumstammeln oder irgendetwas zugeben was er zu unterstellen versucht. Wenn er Diskutieren will dann soll er Montag wiederkommen wenn alle nüchtern (und weg) sind. „Dies ist eine private Feier, fertig aus. Und jetzt raus!“ Nebenbei bemerkt: In der Regel haben die Mitarbeiter der kommunalen Behörden nichts gegen solche suboffiziellen Veranstaltungen. Viele Landjugendfeten, Straßen-Feten oder Sportvereins-Feiern laufen so ab. Nur wenn du einem Ordnungsbeamten dein Anliegen unter die Nase hältst, steht er mit dem Rücken zur Wand und muss dir den Amtsschimmel auf den Hals hetzen um nicht selbst eine Verletzung seiner Dienstpflicht zu begehen. Kein Angestellter riskiert einen Anschiss vom Vorgesetzten für jemanden den er nicht kennt. Ein mir bekannter Polizist hat zu dem Thema mal gesagt: „Was ich nicht weis macht mich nicht heiß und wo kein Kläger, da kein Richter.“ Generell kann ich sagen, dass Solche Sachen auf dem Land um einiges lockerer laufen als in Grosstädten Tu den Leuten also einen Gefallen und gib ihnen die Möglichkeit eure Feier übersehen zu können. Der Platz sollte also nicht an der Hauptstrasse liegen. ^^ Punkt 4: Händler dürfen auf so einer Veranstaltung natürlich keine herumstehen. Aber wenn ich als Gast meine Hand-Gefertigten Produkte meinen Freunden und Bekannten zum Kauf anbiete ist das schlichtweg meine Sache. Punkt 5: Einladungen nur per Post oder E-Mail verschicken oder persönlich in die Hand drücken. Mit der Aufschrift "persönliche Einladung". Niemals öffentlich aushängen oder wahllos an Passanten verteilen. Punkt 6: Wenn du ein geeignetes Gelände suchst, fragt niemals bei öffentlichen Trägern oder Solchen die damit zusammenhängen wie Feuerwehr, THW oder dem Schützenverein (außer du bist selbst Mitglied). Bauern sind geeignet, oder Vereine mit Platzbedarf wie Motocross oder Traktorpulling- Vereine usw. Die haben oft Plätze mit Dauergenehmigung für Lagerfeuer die man für nen kleinen Obolus für ein WE mieten kann. Punkt 7: Kosten. Rechne damit das du um die 500€ Fixkosten hast, denn du wirst um Klowagen/DIXI, Wasser, Strom und sonstiges nicht rumkommen. Gerade das Sonstige haut einem schnell die Füße weg. Wir haben auf den Motorradtreffen immer Flaschenbier und Pommes und Steaks verkauft um diese Kosten wieder rein zu bekommen, obwohl da auch viel Selbstversorgung bei ist. Wenn du alles in Selbstversorgung laufen lassen und dein Risiko gering halten willst, Nimm eine Kopfpauschale von 5-10€ und stell zusätzlich ne Spendenbox auf. Dafür stellst du dann morgens kostenlos heißen Tee und/oder Kaffe bereit und alle sind glücklich.